tugas 2 manajemen

1. Pengorganisasian Struktur Managemen

   Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda.Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, matererial, mesin, metode,lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

• Definisi Pengorganisasian    

     Seperti telah diuraikan sebelumnya tentang Manajemen, Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

Organisasi Menurut James D. Mooney
Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

• Definisi Struktur Organisasi 

     Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan di kerjakan.

• Pengorganisasian sebagai Fungsi Managemen

      Pengorganisasian merupakan fungsi dari manajemen, yang merupakan proses dalam mengatur manusia, tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 

Fungsi pengorganisasian :

1. Mengatur orang - orang. 

2. Mengatur kegiatan dalam perusahaan. 

3. Mengadakan pembagian kerja. ( uraian tugas ).

4. Menempatkan orang – orang dalam departemen. 

5. Menetapkan batasan – batasan wewenang.

    Organisasi Formal

Organisasi formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas. Atau organisasi yang memiliki struktur. Atau organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas disusun. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran. Tujuan ini merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yang akan dibuat.

Struktur organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, atau pun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialis kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

Unsur dan Tiang Dasar Organisasi Formal

Ada 3 Unsur pokok organisasi formal, yaitu :

     1.    Sistem kegiatan terkoordinasi

     2.    Kelompok orang

     3.    Kerjasama mencapai tujuan

Tiang dasar teori organisasi forma

    Pembagian kerja 

    Proses skalar (hirarki) dan fungsional (horizontal) 

    Struktur 

    Rentang kendali

2. Actuating managemen 

   Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi

• Definisi Managemen

      Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

     Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti “mengendalikan,” terutamanya “mengendalikan kuda” yang berasal dari bahasa latin manus yang berati “tangan”. Kata ini mendapat pengaruh dari bahasa Perancis manège yang berarti “kepemilikan kuda” (yang berasal dari Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana istilah Inggris ini juga berasal dari bahasa Italia. Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.

     Banyak kesulitan yang terjadi dalam melacak sejarah manajemen. Namun diketahui bahwa ilmu manajemen telah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan dengan adanya piramida di Mesir Piramida tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun. Piramida Giza tak akan berhasil dibangun jika tidak ada seseorang—tanpa mempedulikan apa sebutan untuk manajer ketika itu—yang merencanakan apa yang harus dilakukan, mengorganisir manusia serta bahan bakunya, memimpin dan mengarahkan para pekerja, dan menegakkan pengendalian tertentu guna menjamin bahwa segala sesuatunya dikerjakan sesuai rencana.

• Pentingnya Managemen

         Pada dasarnya, hakekat manajemen diharapkan dapat bermanfaat untuk:
         Kepentingan umum

Keberadaan manajemen akan menjamin tercapainya kepentingan umum karena manajemen memperjuangkan kepentingan semua pihak yang ada dalam organisasi.

         Tujuan organisasi

Manajemen diberlakukan dalam organisasi dalam rangka mencapai tujuan organsiasi. Keadaan ini menunjukkan bahwa pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan effisien sangat terbantu oleh manajemen.

         Arahan bagi pimpinan

Manajemen dapat dipastikan membantu pimpinan organisasi dalam memetakan kerja sama yang dibangun dalam organisasi yang dipimpinnya melalui kebijakan-kebijakan untuk meraih tujuan yang diinginkan. 

• Prinsip-prinsip Managemen

 Prinsip-prinsip dalam manajemen bersifat lentur dalam arti bahwa perlu dipertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah. Menurut Henry Fayol, seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsip-prinsip umum manajemen ini terdiri dari:

1.     Pembagian kerja (Division of work)

2.     Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility)

3.     Disiplin (Discipline)

4.     Kesatuan perintah (Unity of command)

5.     Kesatuan pengarahan (Unity of direction)

6.     Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri

7.     Penggajian pegawai

8.     Pemusatan (Centralization)

9.     Hirarki (tingkatan)

10. Ketertiban (Order)

11.  Keadilan dan kejujuran

12.  Stabilitas kondisi karyawan

13.   Prakarsa (Inisiative)

14.   Semangat kesatuan, semangat korps

Mengendalikan Fungsi Managemen

•        Definisi Pengendalian 

        Pengendalian yaitu bagian dari pengetahuan prilaku terapan (applied behavioral science) yaitu berbagai cara melakukan mengenai cara menjalankan dan mengendalikan perusahaaan atau organisasi yang dianggap baik. Berdasarkan asumsi-asumsi tertentu.

•       Langkah-langkah atau proses

1. Menetapkan standar dan Metode Mengukur Prestasi Kerja
Standar yang dimaksud adalah criteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titik-titik yang terpilih didalam seluruh program perencanaan untuk mengukur prestasi kerja tersebut guna memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi dalam perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.

2. Melakukan Pengukuran Prestasi Kerja
Pengukuran prestasi kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan, sehingga penyimpangan-pennyimpangan yang mungkin terjadi ari standar dapat diketahui lebih dahulu.

3. Menetapkan Apakah Prestasi Kerja Sesuai dengan Standar
Yaitu dengan membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa segala sesuatunya beada dalam kendali.

4. Mengambil Tindakan Korektif
Proses pengawasan tidak lengkap bila tidak diambil tindakan untuk membetulkan penyimpangan yanf terjadi. Apabila prestasi kerja diukur dalam standar, maka pembetulan penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah mengetahui dengan tepat, terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh individu atau kelompok kerja, tindakan koreksi itu harus dikenakan.

 

•         Tipe-tipe kontrol atau pengendalian

 
1. Pengendalian preventif (prefentive control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen
terkait dengan perumusan strategic dan perencanaan strategic yang dijabarkan dalam bentuk
program-program.

2. Pengendalian operasional (Operational control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen
terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa
anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.

3. Pengendalian kinerja. Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolok ukur kinerja yang telah ditetapkan. 

 

•       Kontrol Proses managemen

     Strategi memiliki kaitan yang erat dengan konsep perencanaan dan pengambilan keputusan, sehingga strategi berkembang menjadi manajemen strategi. Pengertian manajemen sendiri adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan terhadap upaya-upaya yang dilakukan anggota organisasi dan penggunaan segala macam sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan organisasi.

Dari definisi tersebut terdapat empat (4) frasa penting berikut ini:

Manajemen strategi merupakan suatu proses
Proses digunakan untuk merumuskan dan mengimplementasikan
strategi
Strategi digunakan untuk menyediakan costumer value terbaik
guna mewujudkan visi organisasi
Manajer dan karyawan adalah pelaku manajemen strategi.

Pengendalian setidaknya melibatkan beberapa aktivitas yaitu:

Menentukan apa yang akan diukur
Menentukan standar yang telah ditentukan sebelumnya
Pengukuran kinerja
Membandingkan hasil pengukuran dengan standar
Tindakan koreksi.

Dalam hal proses pengendalian manajemen ini diperlukan karena dapat dilakukan perbaikan secara cepat dan tidak harus menunggu sampai satu periode pelaksanaan strategis selesai, karena itu strategis yang sebelumnya telah ditetapkan sebenarnya tidak efektif lagi. Terdapat beberapa jenis pengendalian yang perlu dilakukan yaitu:

Pengendalian Asumsi (Premis Control)
Pengendalian Implementasi (Implemention Control)
Pengawasan Strategis (Strategis Surveillance)
Pengendalian Peringatan Khusus (Spesial Alert Control)

 

 

sumber:   

 

    A.F.Stoner James, DKK, 1996, Manajemen, Edisi Bahasa Indonesia, Penerbit PT. Prenhallindo, Jakarta

 

    Gitosudarmo, Indriyo, Drs dan Drs. Agus Mulyono. 1996.Prinsip Dasar Manajemen. Edisi Ketiga, Penerbit BPFE, Yogyakarta.